Aftalerne skal registreres digitalt i VITAS
Når I som virksomhed har besluttet at åbne døre- ne for en ledig, og det rette match er fundet, skal aftalen registreres officielt.
Det foregår i den digitale selvbetjeningsløsning VITAS, der bruges til at oprette praktikker, løn- tilskud og voksenlærlingeaftaler.
Jeres faste beskæftigelseskonsulent hos Tiponi klarer det meste, men har brug for en række oplysninger fra jer – ligesom I skal underskrive aftalen digitalt, når den er oprettet og endeligt godkende den, når den har været gennem kommunens sagsbehandling.
Af hensyn til lovgivning og forsikring skal formalia være helt på plads, før den ledige må begynde i virksomheden. Der er ofte lidt sagsbehandlingstid hos kommunen, så det kan være en god idé at være opmærksom på hurtigt at få det praktiske af vejen, når først aftalen er indgået.
I virksomheder med mere end én ansat skal aftalen både underskrives af arbejdsgiver og en med- arbejderrepræsentant. Begge skal underskrive aftalen digitalt, og det kan gøres med enten digital signatur, NemID eller ved at bruge pc’ens mus.
Det er desuden vigtigt, at det bliver registreret, hvor mange fuldtidsansatte, der er i virksomheden, da det har betydning for, hvor mange praktikanter eller borgere i løntilskud, virksomheden må have.
De aftaler, I har lavet med den ledige om timeantal, arbejdstid, arbejdsopgaver og formål skriver beskæftigelseskonsulenten ind i VITAS.
Tiponi skal desuden bruge en række basisoplysninger om jeres virksomhed:
- Firmaets navn
- CVR-nummer
- Kontaktoplysninger på arbejdsgiver (fulde navn, mail, telefonnummer)
- Kontaktoplysninger på medarbejderrepræsentant (fulde navn, mail, telefonnummer)
- Antal fuldtidsbeskæftigede i virksomheden.
Ved aftaler om løntilskud desuden:
- Virksomhedens samlede omkostninger pr.måned inkl. løn, pension, feriepenge, forsikring mv.
Der er mange led i sagsbehandlingen af praktikker, løntilskud og voksenlærlingeaftaler, som skal på plads, inden den ledige kan begynde hos jer. Beskæftigelseskonsulenten klarer det meste, men er afhængig af informationer fra jer. I skal underskrive aftalen digitalt og godkende den endeligt. Beskæftigelseskonsulenten følger op og får oplysningerne fra jer mundtligt eller via et ark, der skal udfyldes – alt sammen får I hjælp til.
- Beskæftigelses- konsulenten udfylder aftalen i VITAS
- Ansøgningen sendes digitalt til arbejdsgiver
- Ansøgningen gennemlæses og det tjekkes, alt er udfyldt. Herefter underskrives ansøgningen af arbejdsgiver og eventuel medarbejder- repræsentant
- Beskæftigelses-konsulenten sender ansøgningen til jobcentret
- Jobcenteret godkender ansøgningen og opretter en digital bevilling
- Bevillingen sendes digitalt til arbejdsgiver
- Arbejdsgiver godkender bevillingen
- Borgeren starter i virksomheden på en bestemt dato
